Egy kölcsönző működését nem lehet egyik napról a másikra felforgatni. Ezért nálunk nem azzal kezdődik a bevezetés, hogy „itt a program, használd”, hanem azzal, hogy megnézzük, hogyan működtök most, és hol lehet a legtöbb időt, hibát és kapkodást kivenni a rendszerből.
A Kölcsönzőprogram nem csak egy „dobozos szoftver”, amit rád hagyunk, hanem egy bevezethető rendszer, amit szükség esetén a működésedhez igazítunk.
Nem az a cél, hogy még több adminisztrációtok legyen. Hanem az, hogy kevesebb keresgélés, kevesebb kézi javítás és kevesebb egyeztetés kelljen a napi működéshez.
Az átállást lépésekben érdemes megcsinálni. Először megnézzük, hogyan működtök most, hol vesztek el az idők és a foglalások, majd ehhez igazítjuk a bevezetést.
Egy kölcsönzőprogram csak akkor ér valamit, ha a pultnál, szezonban, kapkodás közben is használható. Ezért a rendszer a napi kölcsönzési folyamatokra épül: foglalás, kiadás, visszavétel, készlet, számlázás. Ha a rendszer gyors és logikus felépítésű, a pultnál nem alakul ki sor, és az ügyfelek szívesen térnek vissza.
Pont szezonban derül ki, mennyit ér egy rendszer. Ezért fontos, hogy ne csak program legyen mögötte, hanem elérhető támogatás is, amikor tényleg szükség van rá.
A cél nem az volt, hogy egy újabb programot vezessenek be, hanem hogy végre egy helyen lássák: mi van kint, mi van bent, mi van lefoglalva, és mit lehet még kiadni.
A Kölcsönzőprogram bevezetése után a működés átláthatóbb lett, a kollégák gyorsabban dolgoztak, és kevesebb dolog maradt fejben vagy papíron.
A közös pont mindkét történetben ugyanaz: nem egy újabb bonyolult szoftvert kerestek, hanem kevesebb hibát, gyorsabb munkát és átláthatóbb szezont.
A Kölcsönzőprogram ebben segít: a foglalás, a készlet, a kiadás-visszavétel, a szerviz és az online ügyfélfelület egy rendszerben működik.
Egy kölcsönző akkor keresett meg minket, amikor már érezte, hogy a papír és a kézi nyilvántartás nem bírja a szezont. A foglalások több helyen voltak vezetve, a kollégák sokszor telefonon egyeztettek, és túl sok idő ment el arra, hogy kiderüljön: mi van bent, mi van kint, és mi van már előre lefoglalva.
A bevezetés után a működés átláthatóbb lett: a foglalások, a készlet és a kiadás-visszavétel egy rendszerbe került. A tulajdonos nem újabb adminisztrációt kapott, hanem egy olyan alapot, amire szezonban is lehet támaszkodni.
Ezért mondjuk azt, hogy a jó kölcsönzőprogram nem csak szoftver. Hanem a működésed alapja.
Lehet, hogy nálatok még nem a hibák száma a legnagyobb gond. Lehet, hogy csak sok idő megy el keresgéléssel, egyeztetéssel, papírozással vagy telefonos foglalásokkal.
De szezonban ezekből lesz a kapkodás. A kapkodásból lesz a hiba. A hibából pedig elégedetlen ügyfél.
A kérdés az, hogy megvárod-e, amíg a jelenlegi rendszeretek kinövi magát, vagy még időben megnézed, hogyan lehetne átláthatóbbá tenni a működést.
A foglalások, a készlet, a kiadás és a visszavétel egy rendszerben fut, így kisebb az esélye annak, hogy valami elvész papíron, fejben vagy üzenetek között.
A kollégák azonnal látják, mi van kint, mi van bent, mi van lefoglalva, és mit lehet kiadni. Kevesebb keresgélés, kevesebb egyeztetés, gyorsabb munka.
Az ügyfél akkor is tud foglalni, amikor az üzlet zárva van. Így nem csak akkor jöhet érdeklődés, amikor valaki éppen felveszi a telefont.
Egy helyen látod a foglalásokat, a készletet, a szervizbe kerülő eszközöket és a szezon alakulását. Nem utólag derül ki, hol csúszott el a működés.
