Mi okozza a legtöbb gondot egy szerszám- vagy gépkölcsönzőben?
A szerszám- és gépkölcsönzésben nem az a legnagyobb kihívás, hogy sokféle eszköz van készleten. Hanem az, hogy minden eszközhöz állapotot, tartozékot, bérleti időt, kauciót, díjat, szervizt és visszahozást is pontosan kell követni.
Egy gép lehet kint bérlésben, lehet bent kiadható állapotban, lehet szervizben, lehet előre lefoglalva, vagy lehet olyan állapotban, hogy csak bizonyos tartozékkal együtt adható ki.
Egy bizonyos forgalom felett ezt már nem biztonságos papíron, Excelben vagy fejben kezelni. Ilyenkor nem több odafigyelés kell, hanem átláthatóbb rendszer.
Gyorsabb kiadás, kevesebb keresgélés
Egy gépkölcsönzőben a gyors kiszolgálás nemcsak kényelmi kérdés. Ha az ügyfél munkára viszi az eszközt, akkor számára az idő is pénz. Nem akar várni arra, hogy a kolléga dossziékban, táblázatokban vagy fejben próbálja kideríteni, melyik gép elérhető.
A Kölcsönzőprogram segít abban, hogy gyorsan látható legyen, melyik gép szabad, melyik van kiadva, mikor jár le a bérlés, melyik eszköz van szervizben, és milyen foglalások érkeznek a következő napokra.
Így kevesebb idő megy el keresgéléssel, egyeztetéssel és javítással, és több figyelem marad a tényleges kiszolgálásra.
Pontosabb elszámolás bonyolultabb díjaknál is
A gépkölcsönzésben az árképzés sokszor nem egyszerű. Lehet napi díj, óradíj, hétvégi díj, hosszabbítás, kaució, kedvezmény, tartozék, késedelmi díj vagy felhasznált anyag.
Ezeket fejben vagy számológéppel kiszámolni nemcsak lassú, hanem könnyen hibához is vezethet. Egy rosszul számolt díj, kimaradt tartozék vagy elfelejtett anyagköltség szezon végére komoly veszteséget okozhat.
A Kölcsönzőprogram abban segít, hogy az elszámolás gyorsabb, pontosabb és követhetőbb legyen. Így nem utólag kell visszakeresni, mi maradt ki, hanem már a folyamat közben átláthatóbbá válik a bérlés.
Készlet, tartozék és szerviz egy helyen
Egy gépnél nem csak az számít, hogy bent van-e vagy kint. Fontos az is, milyen állapotban van, mikor volt szervizelve, milyen tartozékok tartoznak hozzá, és mikor esedékes a következő karbantartás.
Ha ezek külön papírokon, külön táblázatokban vagy fejben vannak, könnyen elcsúszik valami. Egy hiányzó tartozék, egy elmaradt szerviz vagy egy rosszul követett állapot nemcsak adminisztrációs gond, hanem ügyfélprobléma is lehet.
Egy átlátható rendszerben gyorsan visszakereshető, mi tartozik az adott géphez, milyen állapotban adtátok ki, mikor érkezik vissza, és kell-e vele valamit tenni a következő bérlés előtt.
Online foglalás szerszámokra és gépekre
Egyre több ügyfél szeretné előre látni, hogy az adott gép vagy szerszám elérhető-e a számára szükséges időpontban. Ha ezt csak telefonon lehet egyeztetni, az sok felesleges kört okozhat az ügyfélnek és a kölcsönzőnek is.
Az online foglalás segít abban, hogy az érdeklődő előre elindíthassa a foglalást, a kölcsönző pedig jobban átlássa, milyen eszközökre lesz szükség a következő napokban.
Ez kevesebb telefonos egyeztetést, gyorsabb helyszíni ügyintézést és tervezhetőbb napi működést jelenthet.
Érthető, ha nem akarsz egyik napról a másikra új rendszert bevezetni
Egy gépkölcsönző működése sok apró részletből áll. Teljesen érthető, ha óvatos vagy, amikor új program bevezetéséről van szó. Senki sem akarja, hogy a napi munka bonyolultabb, lassabb vagy bizonytalanabb legyen.
A cél nem az, hogy több adminisztráció kerüljön a kollégákra. Hanem az, hogy kevesebb legyen a keresgélés, a kézi számolás, a félreértés, az elfelejtett tartozék és az utólagos javítás.
A bevezetésnél érdemes megnézni, hogyan működtök most: hogyan kezelitek a készletet, a tartozékokat, a kauciókat, a szervizeket, a felhasznált anyagokat és a visszahozásokat. Így nem sablonmegoldást kapsz, hanem a saját működésetekhez igazított rendszert.
Amikor sok gép mozog egyszerre, nem fér bele a bizonytalanság
A legnagyobb problémák általában nem nyugodt időszakban jelentkeznek. Hanem akkor, amikor egyszerre több ügyfél érkezik, több gépet kell kiadni, visszavenni, ellenőrizni, elszámolni és újra kiadható állapotba hozni.
Ha ilyenkor nem egyértelmű, mi van kint, mi jár le, mi hiányzik, mit kell szervizelni vagy mit lehet újra kiadni, akkor gyorsan kialakul a kapkodás.
Pont ez a cél: ne a napi káosz irányítsa a gépkölcsönzőt, hanem a kölcsönző lássa át pontosan, mi történik az eszközeivel.
A következő szezonban is kézzel akarjátok követni a foglalásokat?
Nézzük meg még időben, hogyan lehetne a gépeket, szerszámokat, tartozékokat, foglalásokat, szervizeket és elszámolásokat egy átlátható rendszerbe tenni.
