Papíralapú kölcsönzés helyett visszakereshető, testre szabott rendszer
A Hósagép Kft.-nél a Kölcsönzőprogram bevezetésének egyik legfontosabb előnye az volt, hogy a kölcsönzéseket már nem papíron kellett vezetni.
A korábbi papíralapú működésnél az információk visszakeresése lassabb és körülményesebb volt. Ha egy ügyfél visszahozott egy gépet, a kollégáknak papírok, dokumentumok vagy korábbi feljegyzések alapján kellett ellenőrizniük a bérlés részleteit.
A Kölcsönzőprogrammal ezek az információk egy helyen elérhetővé váltak.
Így egyszerűbben visszakereshető, hogy az ügyfél mikor kölcsönzött, mikor kell visszahoznia az eszközt, milyen feltételekkel történt a bérlés, és milyen dokumentumok kapcsolódnak hozzá.
Gyors megszokás, könnyebb napi használat
A Hósagép Kft. visszajelzése alapján a program használata akkor válik könnyűvé, amikor a kollégák megértik a működés logikáját. A csapat viszonylag gyorsan megszokta az új rendszert, így a napi munka gördülékenyebbé vált.
A legnagyobb segítséget az jelentette, hogy a kölcsönzéseket nem papíron kellett tölteni és követni, hanem a rendszerben lehetett kezelni.
Ez nemcsak a kollégáknak jelent könnyebbséget, hanem az ügyfeleknek is. Ha például a dokumentumokat e-mailben is megkapják, nem kell később keresgélniük, hova tették a papírt, mikor kölcsönöztek, vagy mikor kell visszahozniuk az eszközt.
Teljes mértékben személyre szabható működés
A Hósagép Kft. számára fontos szempont volt, hogy a rendszer a saját működésükhöz igazítható legyen. A visszajelzésük alapján a Kölcsönzőprogram teljes mértékben személyre szabható volt.
A fejlesztés során olyan speciális funkciók is bekerültek, amelyek a napi munkájukat egyszerűbbé tették.
Ilyen volt például, hogy a partner adatlapján rögzíthető lett, ha egy ügyfélnek nem kell kauciót fizetnie. Ez az információ a bérlésnél is megjelent, így a kollégáknak nem kellett minden alkalommal külön ellenőrizniük, hogy az adott partner kauciós vagy nem kauciós.
Ez apróságnak tűnhet, de a napi működésben pontosan az ilyen apró ismétlődő ellenőrzések viszik el az időt.
Gépkölcsönzési forgalom kimutatása
A Hósagép Kft. számára az egyik legjobban bevált funkció a gépkölcsönzés forgalmának kimutatása volt.
Egy gépkölcsönzőnél nem elég csak azt látni, hogy melyik eszköz van kint vagy bent. Fontos az is, hogy a cég átlássa, hogyan teljesít a kölcsönzési üzletág, mely gépek mozognak, milyen forgalom keletkezik, és hogyan alakulnak a bérlések.
A forgalmi kimutatások segítenek abban, hogy a kölcsönzés ne csak napi adminisztráció legyen, hanem jobban mérhető üzleti folyamat.
Kölcsönzés és értékesítés egy számlán
A Hósagép Kft.-nél olyan igény is felmerült, hogy a kölcsönzés visszahozatalakor, ha az ügyfél még vásárolni szeretett volna valamit, akkor az eladott termékeket is hozzá lehessen adni az ügylet végéhez.
Ez a funkció is lefejlesztésre került.
Így ha az ügyfél a gép visszahozatalakor vásárolt valamit, az eladott termékeket fel lehetett vinni a kölcsönzés végén, és egy számlán ki lehetett számlázni.
Ez egyszerűbb ügyintézést jelentett a kollégáknak, és átláthatóbb folyamatot az ügyfélnek is.
A legfontosabb eredmény
A Hósagép Kft. számára a Kölcsönzőprogram legnagyobb értéke az volt, hogy a kölcsönzések nem papíron, hanem visszakereshető, testre szabott rendszerben működhettek.
A napi munka során könnyebbé vált az információk előkeresése, egyszerűbb lett a partneradatok kezelése, átláthatóbbá vált a gépkölcsönzési forgalom, és a rendszer olyan egyedi igényekhez is igazodott, mint a kauciómentes partnerek jelölése vagy az eladott termékek számlázása a kölcsönzés végén.